Основные отчёты и сроки:

• Ежемесячно в СФР: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после приказа о приёме/увольнении или переводе.
• Ежеквартально: РСВ в налоговую и подраздел 1.2 ЕФС-1 (сведения о стаже) — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
• Персонифицированные сведения в ФНС — ежемесячно до 25-го.
• 6-НДФЛ — ежеквартально, годовой отчёт — до 25 февраля.

Кроме того, нужно вовремя платить НДФЛ (обычно не позднее следующего дня после выплаты зарплаты) и страховые взносы — до 28-го числа.

Мы берём на себя расчёт зарплаты, налогов и взносов, а также сдачу всех кадровых и зарплатных отчётов — и контролируем дедлайны, чтобы не было штрафов.

Порядок зависит от основания увольнения, но базовые шаги общие:

1. Оформить основание: заявление сотрудника, соглашение сторон, акт о прогуле и т. д.
2. Издать приказ об увольнении и ознакомить сотрудника под подпись.
3. В день увольнения выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и произвести полный расчёт (зарплата, компенсация неиспользованного отпуска).
4. На следующий рабочий день подать сведения в СФР (подраздел 1.1 ЕФС-1).
5. Хранить документы (приказ, заявление, записку-расчёт) не менее 50 лет.

Самые частые риски — задержка расчёта (за это положена компенсация по ст. 236 ТК РФ) и опоздание с отчётом в СФР (штрафы).

Удалённый сотрудник оформляется так же, как и офисный: трудовой договор (в нём отдельно прописывается дистанционный характер работы), приказ, передача сведений в СФР. В договоре важно зафиксировать:

• режим работы и время на связь;
• порядок обмена документами (ЭДО, электронная почта, мессенджеры — лучше закрепить официально);
• кто обеспечивает технику и компенсирует расходы (интернет, связь и т. п.).

Для подписания документов можно использовать электронную подпись или обмен сканами с последующей отправкой оригиналов.

Да, кадровый учёт обязателен даже при одном сотруднике по трудовому договору: нужно оформить трудовой договор, приказ о приёме, личную карточку, передать сведения в СФР, вести табель учёта рабочего времени и хранить документы не менее 50 лет (для приказов и личных дел).

Если работаете с исполнителями по ГПХ — кадровый учёт не нужен, но важно правильно оформить договор и акты, чтобы налоговая не переквалифицировала отношения в трудовые. При этом выплаты по ГПХ тоже облагаются страховыми взносами и НДФЛ.