Мы выстраиваем учёт так, чтобы не создавать вам лишнюю нагрузку. Основные каналы передачи первички:

• Сканы и фото — можно присылать прямо в мессенджер или загружать в облачную папку. Главное — чтобы были видны дата, сумма, подписи и печати (если есть).
• Выгрузки из банка и кассовых сервисов (в том числе из ЮКассы) — автоматически подгружаем операции и привязываем к документам.
• ЭДО — если ваши контрагенты работают через Диадок, Тензор и др., мы принимаем документы там и сразу разносим в учёт.
• Доступ в личный кабинет — иногда достаточно разово дать доступ к банку или кассе, чтобы мы сами выгружали реестры.

В итоге вам не нужно каждый день отправлять бумажные копии: достаточно оперативно передавать сканы или обеспечить доступ к электронным потокам. Мы сами сортируем, проверяем и разносим документы

Если в документе ошибка (неверные реквизиты, суммы, нет подписи), мы сразу сообщаем вам и просим запросить у контрагента исправленный вариант или корректировочный документ. Если документ не поступил, но операция есть в выписке — ставим её «на ожидание» и напоминаем, чего не хватает.

Если первички нет вообще (например, потеряли накладную), мы подскажем, как её восстановить: запросить дубликат у поставщика, оформить акт расхождений или собрать альтернативные доказательства (переписка, платёжка, акт сверки). Отсутствие первички — это риск при проверке, поэтому мы не проводим спорные операции без подтверждения.

Мы фиксируем все статусы в системе: «получено», «на проверке», «не хватает реквизитов», «требуется дубликат» — чтобы вы видели, где есть пробелы и что нужно дозапросить у контрагентов.

Первичные документы — это любые бумаги (или электронные файлы), которые подтверждают хозяйственную операцию: УПД, накладные, акты выполненных работ, кассовые и товарные чеки, платёжные поручения, договоры, акты сверки и т. д. Собирать и хранить их обязательно даже на УСН: налоговая при проверке вправе запросить первичку за последние 3 года, а без документов расходы не признают, из-за чего вырастут налоги и возможны штрафы.

Проводить документ с ошибками или без подписи нельзя: для налогового учёта он не подтвердит расход, а при проверке это повод для доначислений. Мы действуем по алгоритму:

1. Фиксируем расхождение и ставим операцию «на ожидание».
2. Пишем контрагенту и просим исправить: оформить корректировочный УПД либо прислать дубликат с правильными реквизитами и подписями.
3. Если контрагент не отвечает — подскажем, как собрать альтернативные доказательства (акт сверки, переписку, платёжку) и минимизировать риски.

Важно: при работе с маркированными товарами ошибки в номенклатуре и кодах критичны и для «Честного знака», поэтому мы проверяем такие документы особенно тщательно.